Smart working: il nuovo regolamento dal Ministero dell'Interno

Dal 1° aprile 2022 il Ministero dell’Interno ha introdotto un nuovo regolamento sul lavoro agile, detto più semplicemente smart working. Ci soffermeremo sulle caratteristiche dell’atto e, nel prossimo articolo, seguirà uno sviluppo dello stesso in ottica privacy.

Definizione di smart working

Per smart working si intende una modalità di esecuzione del rapporto di lavoro subordinato contraddistinto dalla flessibilità organizzativa, che può intendersi come un’assenza di vincoli orari o spaziali. Il lavoratore in smart working può dunque incrementare la sua produttività conciliando la sua vita privata e lavorativa.

Il fenomeno si è ampiamente diffuso nel periodo pandemico, precisamente durante il lockdown. Si stima che il 97% delle aziende italiane abbia fatto ricorso allo smart working per poter continuare le proprie attività. Con la fine della pandemia, il fenomeno non si è arrestato e anzi, rappresenta un punto di svolta importante per una nuova visione delle modalità di lavoro.

Ai lavoratori agili viene garantito lo stesso trattamento, sia economico che normativo, rispetto ai colleghi che invece lavorano in modalità ordinaria. La normativa, contenuta nella legge n. 81/2017, pone l’attenzione sulla flessibilità organizzativa dello smart working, sulla volontarietà delle parti e sull’utilizzo degli strumenti idonei per il lavoro da remoto (pc portatili, smartphone, tablet).

Cosa sancisce il nuovo regolamento del Ministero?

Il nuovo Regolamento del lavoro agile concordato e accordo individuale per i dipendenti del Ministero dell’Interno prevede diverse novità ed è indirizzato sia al personale dirigente che a quello non dirigente.

Innanzitutto, è stato stabilito che lo smart working avverrà tramite l’accordo tra le due parti su base volontaria, un accordo individuale tra dipendente e dirigente la cui durata può arrivare sino ad un massimo di un anno. Inoltre, la prestazione potrà essere eseguita nella modalità agile solo quando sussisteranno le seguenti condizioni:

• quando sarà possibile delocalizzare, almeno in parte, le attività assegnate al dipendente senza che sia necessaria la sua presenza fisica nella sede di lavoro;
• quando lo svolgimento della prestazione in smart working non compromette la qualità dei servizi erogata;
• quando l’ufficio al quale è assegnato il dipendente agile abbia stabilito un piano di smaltimento del lavoro arretrato.

È importante che vi sia la strumentazione tecnologica idonea allo svolgimento della prestazione lavorativa, il dipendente deve godere dell’autonomia operativa coerentemente con le esigenze organizzative e funzionali dell'ufficio al quale è assegnato.

Le nuove modalità di svolgimento dello smart working

Il nuovo regolamento sancisce dei cambiamenti riguardo le modalità di svolgimento del lavoro agile. Sono state stabilite nuove misure relative alla durata della prestazione, al luogo in cui viene effettuata e gli orari di lavoro. Analizziamoli per gradi:

1. Il dipendente potrà usufruire della modalità di lavoro in smart working solo per un massimo di otto giorni al mese, non frazionabili ad ore, seguendo un calendario da concordare preventivamente con l'ufficio di appartenenza.
2. La prestazione svolta in modalità agile non ha vincoli di orario. Per calcolare l'orario di lavoro settimanale, la giornata agile viene considerata equivalente a quella svolta presso la sede di servizio. Pertanto, nel giorno di lavoro da remoto la durata della prestazione del dipendente corrisponde a quella prevista dal suo orario di lavoro.
3. Il luogo in cui verrà eseguita l’attività lavorativa è una scelta esclusiva del dipendente, nel rispetto di quanto indicato nell'informativa sulla sicurezza dei luoghi di lavoro e ferma l'osservanza delle prescrizioni in materia di protezione della rete e dei dati dell’Amministrazione.
4. Il dipendente in smart working è tenuto a redigere un report nel quale indicare le attività che ha svolto da remoto. Il rapporto potrà essere redatto a cadenza giornaliera, settimanale o mensile, secondo le indicazioni del dirigente, e dovrà essere specificato nell' accordo individuale.
5. Compito del dirigente non generale sarà quello di organizzare in modo flessibile l’attività dell’ufficio, lasciando invariati i servizi agli utenti. Dovrà programmare il lavoro agile mediante la rotazione del personale al fine di garantire il puntuale andamento delle attività.
6. Nel caso di problematiche che impediscono lo svolgimento della prestazione “agile” o il verificarsi di malfunzionamenti tecnici di natura informatica, il dipendente è tenuto a dare tempestiva comunicazione al dirigente che potrà decidere di richiamare il dipendente al lavoro “in presenza”. In caso di ripresa del lavoro “in presenza” è obbligo del dipendente terminare la propria prestazione lavorativa al termine del proprio orario di lavoro. In alternativa al rientro in sede, è possibile per il dipendente prendere un giorno di ferie o altro istituto in modo da poter autorizzare la sua assenza.
7. In qualsiasi momento, per straordinarie esigenze di servizio, il dirigente può richiedere la presenza in sede del dipendente e modificare le date concordate per il lavoro agile. Tali modifiche dovranno essere comunicate per iscritto al dipendente almeno un giorno prima.

Gli strumenti del lavoratore agile

Vengono inoltre stabiliti gli strumenti a disposizione per il dipendente in smart che, per poter svolgere la propria attività lavorativa, utilizza la propria dotazione informatica composta da pc e connessione dati. Compito degli uffici responsabili dei sistemi informatici, tramite l’utilizzo di soluzioni tecnologiche, è assicurare al lavoratore agile il collegamento da remoto alla propria postazione di lavoro e l’accesso ai sistemi applicativi necessari allo svolgimento dell’attività. È altresì importante mantenere la sicurezza della rete e dei dati dell’Amministrazione, così come i documenti e le informazioni trattate dal dipendente agile, tramite l’adozione di misure di sicurezza.

Secondo il regolamento non è consentito, per il lavoratore agile, utilizzare o trattare i dati e i documenti dell’Amministrazione con sistemi e strumenti diversi da quelli messi a disposizione dagli uffici.

Come accedere al lavoro agile

Il regolamento sancisce la modalità d’accesso allo smart working su base volontaria, spetta quindi al dipendente decidere di svolgere il lavoro secondo tale modalità. La decisione va comunicata al dirigente, il quale valuta se sussistono le condizioni per svolgere l’attività, verifica la presenza di applicativi per l’accesso da remoto e raccoglie la dichiarazione del dipendente. L’accordo di lavoro ha una durata massima di un anno.

Diritti e doveri del lavoratore agile

Notevole importanza viene data ai diritti e i doveri del lavoratore in smart working. Il dipendente deve garantire la reperibilità per un massimo di sei ore, anche in fasce orarie discontinue purché sia sempre reperibile.

Al dipendente viene garantito il diritto ai tempi di riposo e alla disconnessione dagli strumenti tecnologici. Nell’accordo stipulato è d’obbligo indicare una fascia oraria non inferiore a undici ore consecutive, nelle quali il lavoratore ha diritto ad interrompere il collegamento con gli strumenti tecnologici necessari alla lavorazione.

Nel regolamento vengono inoltre specificati gli obblighi inerenti alla riservatezza e la sicurezza dei dati. Nell’esecuzione della prestazione in smart working il dipendente è tenuto a rispettare gli obblighi di riservatezza previsti dalla normativa vigente, dovrà quindi adottare tutte le precauzioni idonee volte ad impedire la visualizzazione da parte di estranei e/o la dispersione dei dati e delle informazioni trattate.

Viene anche affrontato il tema della sicurezza sul lavoro: è necessario garantire, ai sensi del decreto legislativo 9 aprile 2008 n. 81, la salute e la sicurezza del dipendente in coerenza con l'esercizio flessibile dell’attività di lavoro. Il datore di lavoro dovrà fornire al rappresentante lavoro per la sicurezza, un’informativa scritta con l'indicazione delle prescrizioni concernenti i rischi generali e specifici connessi alla particolare modalità di esecuzione della prestazione, alle quali il dipendente deve attenersi nella scelta del luogo in cui espletare l’attività lavorativa.

Secondo le recenti disposizioni l’attività lavorativa in smart working potrà essere interrotta sia dal dirigente che dal lavoratore con un preavviso non inferiore a 30 giorni e fornendo specifica motivazione.

Il riconoscimento dello smart working rappresenta un passo importante verso una nuova concezione del lavoro, che può adattarsi ai ritmi di ogni individuo ma che garantisce comunque la stessa produttività ed efficienza. E’ importante inoltre porre l’accento sui benefici a livello professionale e personale dei dipendenti in smart, che appaiono più motivati e produttivi grazie alla possibilità di poter recuperare del tempo da dedicare alla propria famiglia o alla propria persona.