Servizio Adeguamento Regolamento UE 2016-679 (GDPR)

Adeguamento al Regolamento UE 2016-679 (GDPR)

Dal censimento dei trattamenti al modello organizzativo privacy.

Il primo fronte è l’adeguamento al regolamento privacy europeo. L’obiettivo è semplice e ambizioso allo stesso tempo: portare il Comune in piena conformità al GDPR, passando da una somma di adempimenti formali ad un vero sistema di gestione della privacy negli enti locali basato su responsabilità, processi e controlli.

Il servizio di adeguamento al Regolamento UE 2016-679 si articola in più fasi operative, già codificate nell’Allegato tecnico di Studio Sigaudo:

• Fase 1 – Valutazione della realtà dell’Ente
  Analisi dell’organizzazione, delle strutture, degli uffici, dei flussi documentali e dell’uso degli strumenti informatici, esaminando la documentazione privacy già presente (informative, atti interni, policy, nomine precedenti). È la fotografia di partenza che consente di capire come “vive” oggi la privacy in Comune e dove si trovano i principali rischi.
  
  
• Fase 2 – Analisi del registro dei trattamenti
  Il registro dei trattamenti, previsto dall’art. 30 del GDPR, è il cuore del sistema: elenca, per ogni trattamento, finalità, basi giuridiche, categorie di dati e di interessati, misure di sicurezza, tempi di conservazione. Per un ente locale, questo significa descrivere in modo strutturato i trattamenti di anagrafe, tributi, servizi sociali, scuole, SUAP, polizia locale, protocollo, gestione del personale, videosorveglianza e privacy, ecc. Lo Studio verifica la completezza del registro esistente o ne supporta la predisposizione ex novo, trasformandolo in uno strumento vivo, da usare e aggiornare, non in un mero allegato formale.
  
  
• Fase 3 – Ruoli e responsabilità
  Mappatura dei ruoli privacy: Titolare del trattamento, eventuali contitolari, responsabili esterni (fornitori ICT, gestori di servizi, società in house), incaricati/dipendenti. Si rivedono nomine, lettere di incarico, flussi di dati verso terzi. In questa fase si chiarisce “chi fa cosa” nella gestione della privacy negli enti locali, evitando sovrapposizioni o vuoti di responsabilità.
  
  
• Fase 4 – Informative e consensi
  Verifica e aggiornamento delle informative agli interessati (cittadini, utenti, dipendenti, fornitori), allineandole ai requisiti del Regolamento UE 2016-679 e alle linee guida del Garante sulla trasparenza.
  
  
• Fase 5 – Responsabili esterni del trattamento
  Analisi e, se necessario, predisposizione dei contratti/atti di nomina dei responsabili esterni (software house, gestori di servizi, consulenti, società che forniscono piattaforme online, sistemi di videosorveglianza e privacy, ecc.), chiarendo obblighi, misure di sicurezza, tempi di conservazione e vincoli di utilizzo dei dati.
  
  
• Fase 6 – DPIA e analisi del rischio
  Per trattamenti a rischio elevato (es. videosorveglianza in spazi pubblici, monitoraggio sistematico, trattamenti di dati particolari in ambito sociale) si realizza la valutazione di impatto sulla protezione dei dati (DPIA) ai sensi dell’art. 35 GDPR, in coerenza con le Linee guida 3/2019 del Comitato Europeo per la Protezione dei Dati sul trattamento tramite dispositivi video.
  
  
• Fase 7 – Formazione del personale
  Il GDPR, all’art. 29, richiede che chiunque tratti dati personali “sia istruito in tal senso dal titolare”. La formazione degli operatori sulla privacy non è quindi opzionale, ma un obbligo. Lo Studio prevede percorsi formativi online, tramite piattaforme dedicate, con accessi individuali, test finali e rilascio di attestato di partecipazione, così da dimostrare in modo documentato l’avvenuta formazione in caso di controlli.
  
  

L’esito di questo percorso è un Comune che non solo ha “carte a posto”, ma possiede un vero sistema di gestione della privacy negli enti locali, in grado di dialogare con PIAO, organizzazione interna, digitalizzazione, sicurezza informatica e controlli esterni.

Formazione degli operatori sulla privacy

Nessun modello di regolamento privacy funziona se chi opera ogni giorno in Comune non sa come comportarsi davanti a richieste di accesso agli atti, pubblicazione di dati sul sito, gestione di PEC, utilizzo di banche dati, consultazione delle immagini di videosorveglianza, trattamento dei dati dei minori, gestione dei fascicoli del personale.

Per questo la formazione degli operatori sulla privacy è una componente essenziale dei servizi offerti da Studio Sigaudo:

• percorsi online modulati per ruolo (amministrativi, tecnici, polizia locale, personale scolastico, responsabili di servizio, amministratori);
• contenuti aggiornati sul Regolamento UE 2016-679 (GDPR), sul Codice privacy nazionale, sulle indicazioni del Garante e sulle prassi specifiche della privacy negli enti locali;
• test di verifica finale e rilascio di attestato nominale per ciascun partecipante, così da documentare l’adempimento formativo;
• possibilità di integrazione con momenti formativi in presenza o in videoconferenza, dedicati a temi specifici (es. videosorveglianza e privacy, gestione del registro dei trattamenti, data breach, accesso civico e protezione dati).
  
  

La combinazione tra DPO, adeguamento organizzativo e formazione consente al Comune di trasformare i principi del regolamento privacy in prassi quotidiane, riducendo errori, incidenti e contenziosi.

Scegliere Studio Sigaudo significa avere un interlocutore unico per tutti i principali fronti della privacy negli enti locali:

• Adeguamento al GDPR e al regolamento UE 2016-679, con revisione di processi, documentazione, registro dei trattamenti, informative, contratti;
• Incarico di Data Protection Officer (DPO), con supporto continuativo alla gestione della privacy negli enti locali, al fianco di segretario, responsabili di servizio, responsabile IT e organi politici;
• Adeguamento del regolamento di videosorveglianza, messa in sicurezza degli impianti e integrazione di videosorveglianza e privacy nel più ampio sistema di protezione dei dati;
• Formazione degli operatori sulla privacy, per creare consapevolezza diffusa e consolidare prassi corrette in tutti gli uffici.
  
  

In un contesto in cui i Comuni sono sempre più “affamati” di dati (per servizi digitali, PNRR, sicurezza urbana, welfare, gestione del personale), presidiare con serietà la privacy in Comune non è solo un obbligo, ma una scelta di responsabilità verso cittadini, dipendenti e territorio. I servizi di Studio Sigaudo sono pensati proprio per accompagnare l’Ente in questo percorso, con un modello operativo tarato sulle esigenze reali della pubblica amministrazione locale.