Supporto Redazione Manuale di Gestione Documentale Enti Locali

Nella gestione documentale nella pubblica amministrazione oggi non c’è più spazio per soluzioni “artigianali”: PEC, firme digitali, piattaforme, protocollo informatico, conservazione digitale e PNRR generano ogni giorno migliaia di documenti che devono essere gestiti in modo uniforme, tracciabile e a norma. Le Linee Guida AgID sul documento informatico e il DPCM 3 dicembre 2013, insieme al CAD e al DPR 445/2000, richiedono espressamente che ogni amministrazione adotti un manuale di gestione documentale che descriva il sistema di gestione, i flussi, le responsabilità e le regole di conservazione dei documenti informatici.

In pratica, senza un manuale aggiornato e coerente, il rischio è quello di avere protocolli disallineati, archivi “paralleli”, prassi diverse tra uffici e difficoltà a dimostrare, in caso di controllo, come vengono gestiti i documenti dell’Ente. Il manuale di gestione documentale diventa quindi lo snodo centrale della gestione documentale nella pubblica amministrazione: è lo strumento che spiega “come funziona davvero” il sistema documentale del Comune, dal protocollo alle fasi di conservazione.

Da questa esigenza nasce il servizio di Studio Sigaudo per la redazione e l’aggiornamento del Manuale, pensato specificamente per gli Enti locali e integrato in un approccio più ampio alla transizione digitale.

Perché il manuale di gestione documentale è obbligatorio (e strategico)

Le regole tecniche sul protocollo informatico e sulla conservazione, oggi confluite nelle Linee Guida AgID sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici, stabiliscono che ogni PA deve adottare un manuale che:

• descrive il sistema di gestione documentale nella pubblica amministrazione (strumenti, procedure, sicurezza);
• disciplina il servizio di protocollo informatico, la gestione dei flussi documentali e degli archivi;
• definisce ruoli e responsabilità (responsabile del protocollo, responsabile della gestione documentale, responsabile della conservazione);
• indica le modalità di classificazione, fascicolazione, accesso, scarto e conservazione a lungo termine dei documenti.

Per un Comune, questo significa avere una “costituzione” della propria gestione documentale nella pubblica amministrazione, in grado di:

• supportare la digitalizzazione dei procedimenti;
• garantire trasparenza e tracciabilità;
• ridurre i rischi organizzativi e legali;
• facilitare l’integrazione tra sistemi (protocollo, atti, conservazione, piattaforme esterne).

Cosa offre il servizio di Studio Sigaudo

Sulla base dell’Offerta Progetto R.T.D. – Manuale e del relativo allegato tecnico, Studio Sigaudo propone un servizio strutturato in fasi, gestito da un team multidisciplinare (normativa digitale, processi amministrativi, tecnologie documentali).

1. Kick-off operativo

• incontro (anche da remoto) con i referenti dell’Ente;
• definizione di obiettivi, perimetro, referenti interni, tempistiche;
• raccolta della documentazione esistente (vecchi manuali, regolamenti, prassi, contratti ICT).

Questa fase serve a tarare il manuale di gestione documentale sulla realtà concreta del Comune, e non su un modello astratto.

2. Analisi dell’attuale sistema documentale

• rilevazione dell’organizzazione interna (AOO, uffici protocollo, archivi, URP, servizi chiave);
• analisi dei software in uso (protocollo, gestione atti, sistemi di conservazione, gestione flussi interni);
• individuazione di criticità nella gestione documentale nella pubblica amministrazione locale: archivi “ombra”, duplicazioni, pratiche non protocollate, incoerenze tra uffici.

Questa “fotografia” iniziale permette di capire come l’Ente gestisce oggi i documenti e dove intervenire.

3. Progettazione e redazione del Manuale

Sulla base delle Linee Guida AgID e del DPCM 3/12/2013, viene redatto il manuale di gestione documentale secondo una struttura tipo, personalizzata per l’Ente. Il documento comprende:

• Quadro normativo di riferimento; CAD, DPR 445/2000, DPCM 3 dicembre 2013, Linee Guida AgID sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici, indicazioni del Garante privacy quando rilevanti.
• Organigramma e funzioni; responsabile della gestione documentale, responsabile del protocollo informatico, responsabile della conservazione, uffici coinvolti, Aree Organizzative Omogenee (AOO).
• Descrizione del sistema di gestione documentale; applicativi, architettura tecnico-organizzativa, misure di sicurezza, interoperabilità con altri sistemi (contabilità, personale, tributi, SUAP, ecc.).
• Procedimenti e flussi documentali; registrazione, classificazione, fascicolazione, gestione dei flussi in ingresso/uscita e interni; modalità di assegnazione e smistamento; gestione di PEC, firme digitali e documenti ibridi.
• Modalità di conservazione a norma; rapporti con il conservatore, formati, tempi di conservazione, piani di versamento e di scarto, ruoli e responsabilità.
• Piano di formazione e sensibilizzazione del personale; indicazioni sulle attività formative da attivare per diffondere la cultura della gestione documentale nella pubblica amministrazione.
• Allegati operativi; modelli, flowchart di processo, policy interne, check-list operative.

4. Revisione, validazione e adozione formale

• condivisione della bozza di Manuale con i referenti dell’Ente;
• raccolta e integrazione di osservazioni e specificità locali;
• supporto nella predisposizione degli atti di approvazione (delibera/atto dirigenziale) e nella pubblicazione sul sito istituzionale.

L’obiettivo è arrivare a un manuale approvato, conosciuto dagli uffici e valorizzato come strumento quotidiano, non solo come allegato “di facciata”.

5. Aggiornamento normativo continuo

La normativa su documento informatico e conservazione evolve (nuove Linee Guida AgID, aggiornamenti CAD, indicazioni del Garante). Il servizio di Studio Sigaudo prevede:

• monitoraggio degli aggiornamenti;
• valutazione del loro impatto sul manuale di gestione documentale esistente;
• proposta di revisioni puntuali o generali del documento;
• supporto alla ri-approvazione delle versioni aggiornate.

I vantaggi per il Comune

Affidare a Studio Sigaudo il servizio “Manuale di gestione documentale” significa portare ordine e sicurezza nella gestione documentale nella pubblica amministrazione locale, con benefici concreti:

• Conformità normativa garantita; manuale redatto nel pieno rispetto del CAD, delle Linee Guida AgID e delle regole tecniche su protocollo, gestione documentale e conservazione digitale.
• Riduzione dei rischi organizzativi e legali; ruoli, responsabilità e procedure chiari; minori incertezze operative; migliore tracciabilità dei documenti e dei procedimenti.
• Maggiore interoperabilità tra sistemi; il Manuale diventa il riferimento per integrare protocollo, gestione atti, conservazione, piattaforme esterne, riducendo duplicazioni e “silos informativi”.
• Facilità di aggiornamento futuro; struttura modulare e manutenibile, con possibilità di aggiornamento periodico assistito, senza dover riscrivere ogni volta tutto da capo.
• Supporto alla transizione digitale e all’uso dell’AI documentale; un sistema documentale chiaro e normato è il prerequisito per progetti di automazione intelligente (riconoscimento automatico degli atti, classificazione automatica, ricerca avanzata), rendendo più semplice introdurre in futuro soluzioni di intelligenza artificiale a supporto degli uffici.

In sintesi, il servizio di Studio Sigaudo sul manuale di gestione documentale aiuta il tuo Ente a trasformare un obbligo complesso in un vero strumento di governo della gestione documentale nella pubblica amministrazione: un documento chiaro, aderente alla realtà del Comune, che mette ordine nei flussi, tutela l’Ente e rende più semplice il lavoro quotidiano di uffici e responsabili.