Il mantenimento dei residui più risalenti richiede verifiche aggiornate e documentate. Per i crediti di dubbia e difficile esazione non riscossi, trascorsi tre anni dalla scadenza, occorre valutare lo stralcio dal conto del bilancio, senza automatismi.
I residui più risalenti possono essere mantenuti nel conto del bilancio quando le verifiche effettuate ne sostengono la conservazione. La decisione deve essere documentata attraverso elementi aggiornati sulla posizione, sulla sua fondatezza giuridica e, per i crediti, sulle concrete possibilità di riscossione.
Il paragrafo 9.1 dell’allegato 4/2 al decreto legislativo 118/2011 richiede una ricognizione annuale dei residui attivi e passivi prima della predisposizione del rendiconto. Per i crediti di dubbia e difficile esazione non riscossi, trascorsi tre anni dalla scadenza, il responsabile dell’entrata valuta l’opportunità dello stralcio: il decorso del termine non determina una cancellazione automatica.
Quali verifiche richiede il riaccertamento ordinario
La ricognizione riguarda la fondatezza giuridica e l’esigibilità dei crediti, l’affidabilità delle scadenze, la permanenza delle effettive posizioni debitorie e la corretta classificazione e imputazione.
Gli uffici responsabili devono quindi fornire informazioni che consentano alla funzione finanziaria di comprendere il trattamento proposto.
Per una posizione già esaminata negli esercizi precedenti, occorre verificare che le ragioni del mantenimento siano ancora sostenute dai fatti. La conferma dell’importo deve accompagnarsi alla ricostruzione degli elementi rilevanti intervenuti nel frattempo.
Come valutare i crediti scaduti da oltre tre anni
La soglia prevista dal paragrafo 9.1 riguarda i crediti di dubbia e difficile esazione non riscossi e decorre dalla loro scadenza.
Per le posizioni più risalenti, la giurisprudenza contabile richiede una valutazione che comprenda anche l’effettiva riscuotibilità e le ragioni del mancato incasso. Il titolo giuridico, l’individuazione del debitore e la quantificazione sono elementi necessari, da integrare con l’esame delle prospettive di recupero.
È quindi utile collegare la conclusione agli incassi intervenuti, alle attività svolte e agli esiti disponibili, spiegando perché tali informazioni sostengano il trattamento adottato.
Un esempio: due crediti della stessa anzianità
In un esempio ipotetico, un Comune conserva due crediti scaduti da oltre tre anni.
Per il primo risultano pagamenti recenti coerenti con un piano di rateizzazione e una ricostruzione aggiornata del saldo. Per il secondo sono presenti precedenti iniziative di recupero, ma mancano riscontri sugli esiti.
Le due posizioni richiedono valutazioni distinte. I pagamenti costituiscono elementi da esaminare insieme alle altre condizioni del credito; per la seconda posizione occorre ricostruire le informazioni necessarie a valutare le concrete possibilità di riscossione.
L’esistenza di una rateizzazione o di una procedura avviata deve essere letta considerando il suo andamento effettivo.
Che cosa distingue lo stralcio dalla definitiva eliminazione
Lo stralcio dal conto del bilancio non equivale alla rinuncia al recupero.
Il paragrafo 9.1 prevede la corrispondente riduzione del fondo crediti di dubbia esigibilità, il FCDE, accantonato nel risultato di amministrazione, e la verifica del trattamento economico-patrimoniale. I crediti stralciati devono restare identificabili per seguirne l’evoluzione e valutare gli eventuali successivi presupposti della definitiva eliminazione.
Sul piano organizzativo, occorre mantenere il collegamento tra documentazione, attività di recupero e aggiornamenti contabili.
Come esaminare i residui passivi
Anche i debiti richiedono una verifica specifica: l’ufficio competente deve ricostruire l’obbligazione, gli importi ancora dovuti e le informazioni che ne sostengono scadenza e imputazione.
La regola dei tre anni richiamata per i crediti indicati non si applica automaticamente ai residui passivi. Per una posizione debitoria datata occorre comprendere perché sia ancora aperta e quali elementi ne giustifichino la permanenza.
Come documentare le decisioni
Una possibile scheda condivisa può raccogliere titolo, importo, scadenza, incassi o pagamenti, attività svolte, documenti utilizzati, ultimo aggiornamento e motivazione del trattamento proposto.
È una proposta organizzativa da adattare all’ente. Il primo controllo utile consiste nel verificare che, per ogni posizione significativa, sia ricostruibile il collegamento tra informazioni aggiornate e decisione contabile.