Dopo la riforma, il tema degli incarichi esterni mette in luce un dato ormai evidente: la qualità delle decisioni amministrative dipende sempre più dalla solidità degli strumenti interni di governo, controllo e documentazione.
Non è sufficiente sapere cosa fare. Diventa decisivo poter dimostrare perché una scelta è stata compiuta e quali verifiche l’hanno preceduta.
La recente riforma della responsabilità amministrativo-contabile non ha eliminato i rischi per i funzionari pubblici. Ha però reso più selettiva l’area della sanzionabilità, concentrandola sulle violazioni manifeste di norme e principi consolidati.
In questo contesto, il conferimento di incarichi esterni rappresenta uno degli ambiti più sensibili.
La giurisprudenza e la normativa richiedono da tempo che l’amministrazione dimostri l’impossibilità di utilizzare risorse interne prima di ricorrere all’esterno. Oggi questo requisito assume un peso ancora maggiore, soprattutto quando emergono rilievi da parte dell’organo di revisione o della Corte dei Conti.
La motivazione dell’incarico non è più un adempimento formale Nella prassi amministrativa sono frequenti motivazioni sintetiche come “assenza di professionalità interne” o “necessità di supporto specialistico”. Si tratta di formule che, se non supportate da un’istruttoria reale, risultano sempre più fragili.
È la ricostruzione di un percorso logico e organizzativo che deve emergere dagli atti interni dell’ente. L’amministrazione è chiamata a dimostrare di aver effettivamente verificato la propria capacità interna di svolgere l’attività oggetto dell’incarico.
Questa verifica risponde a finalità sistemiche precise: economicità dell’azione amministrativa, valorizzazione delle competenze interne e presidio della spesa pubblica.
Il controllo di gestione viene spesso associato a indicatori economici e performance finanziarie. Nel tema degli incarichi esterni, tuttavia, il suo ruolo è ancora più ampio e strategico.
Un controllo di gestione efficace consente all’ente di conoscere in modo strutturato la propria organizzazione: competenze disponibili, carichi di lavoro, responsabilità assegnate, funzioni effettivamente svolte. Senza queste informazioni, la verifica delle risorse interne resta astratta. Con queste informazioni, la motivazione dell’incarico diventa dimostrabile.
La tutela del funzionario non deriva solo dall’aver rispettato una procedura, ma dall’operare all’interno di un sistema organizzativo che produce evidenze coerenti e verificabili.
Organigrammi, mansionari e funzionigrammi non sono meri allegati amministrativi. Rappresentano la base documentale che consente di sostenere, anche a distanza di tempo, la correttezza delle scelte compiute. Un organigramma aggiornato chiarisce la struttura dell’ente e la distribuzione delle responsabilità. Un funzionigramma descrive le funzioni attribuite alle unità organizzative. Un mansionario definisce attività e competenze attese dai singoli ruoli. Quando questi strumenti sono obsoleti o incoerenti, diventa difficile dimostrare che l’incarico esterno fosse realmente necessario. In assenza di una mappatura organizzativa attendibile, la motivazione rischia di apparire come una formula ripetuta, anziché come l’esito di un’analisi.
Il ruolo dell’organo di revisione non è quello di bloccare l’azione amministrativa, ma di presidiare la legalità contabile. Un rilievo formalizzato assume un valore rilevante, soprattutto sotto il profilo probatorio.
Il rilievo cristallizza la conoscenza del vizio in capo al funzionario, aumenta la prevedibilità dell’evento dannoso e delimita con precisione l’area dell’inosservanza. Da questo momento, la reiterazione dell’atto senza adeguamenti o controdeduzioni tecniche non può più essere qualificata come mera disattenzione.
La riforma tipizza la colpa grave nei casi di violazione manifesta di norme e principi applicabili. Un incarico esterno conferito con motivazioni generiche, privo di istruttoria organizzativa e reiterato nonostante i rilievi, può rientrare in questa fattispecie. Il presupposto motivazionale non è accessorio. La sua omissione, soprattutto in presenza di orientamenti giurisprudenziali consolidati e di rilievi formali, rende difficile invocare l’errore scusabile. In astratto, può configurarsi anche il dolo eventuale, che richiede però un accertamento rigoroso dell’elemento soggettivo. Occorre dimostrare che il funzionario si sia rappresentato la concreta illegittimità dell’atto e abbia accettato il rischio del danno. Il rilievo ignorato dell’organo di revisione può costituire un elemento sintomatico significativo, pur non essendo sufficiente di per sé.
Dalla norma all’organizzazione: la vera lezione
L’aspetto centrale che emerge da queste dinamiche non è solo giuridico, ma organizzativo. La responsabilità si governa prima dell’atto, non dopo. Un incarico esterno realmente necessario deve poggiare su un sistema che consenta di dimostrare, con dati e documenti, l’assenza di alternative interne. Questo sistema non si costruisce in emergenza, ma attraverso un controllo di gestione continuo e strumenti organizzativi aggiornati.
Due livelli risultano particolarmente rilevanti:
• Il livello documentale, costituito da organigrammi, funzionigrammi e mansionari coerenti e aggiornati, oltre a verifiche e attestazioni interne sulle competenze disponibili. La forza di questi documenti risiede nella loro coerenza reciproca.
• Il livello procedurale, che definisce modalità, criteri e responsabilità nella verifica delle risorse interne. Un percorso chiaro riduce l’arbitrarietà e consente di rispondere in modo strutturato ai rilievi.
La riforma della responsabilità amministrativo-contabile non punisce la prudenza, ma l’improvvisazione. Le decisioni complesse non sono sanzionate se sorrette da un’istruttoria seria e da un’organizzazione consapevole.
In questo quadro, il controllo di gestione e l’aggiornamento costante di organigrammi, mansionari e funzionigrammi non rappresentano un adempimento secondario. Costituiscono, al contrario, una vera infrastruttura di legalità e una tutela concreta per l’operatore pubblico.
La differenza tra una firma che espone e una firma che regge nasce molto prima dell’atto finale, nel modo in cui l’amministrazione conosce, governa e documenta se stessa.
Ulteriori spunti e aggiornamenti per comprendere meglio il contesto normativo e organizzativo della Pubblica Amministrazione.