Introduzione
Rispettare i tempi di pagamento non è più soltanto un obiettivo finanziario. Diventa un elemento che condiziona l'intera organizzazione del processo di spesa dell'ente.
Con l'aggiornamento del principio contabile applicato allegato 4/2 al D.Lgs. 118/2011, il legislatore interviene direttamente sulle modalità operative con cui gli Enti locali devono programmare, gestire e concludere i pagamenti dei debiti commerciali.
L'obiettivo è chiaro: garantire il rispetto del termine medio di pagamento pari a 28 giorni, elevato a 58 giorni per il settore sanitario.
La novità più rilevante è che il rispetto delle tempistiche non viene più considerato una fase finale del procedimento. Al contrario, deve essere costruito fin dall'inizio, attraverso una corretta organizzazione dell'intero ciclo della spesa.
In questo articolo analizziamo:
- cosa cambia con il nuovo principio contabile;
- le fasi del procedimento di pagamento;
- il ruolo della programmazione di cassa;
- le verifiche da effettuare prima della liquidazione;
- le implicazioni organizzative per gli Enti locali.
Il pagamento si programma prima della fattura
Uno degli aspetti più innovativi del nuovo principio contabile è il superamento dell'idea che il pagamento inizi con l'arrivo della fattura.
In realtà il processo prende avvio molto prima.
Il principio contabile individua alcune attività preliminari indispensabili, che devono essere svolte già nella fase di programmazione finanziaria dell'ente.
La prima riguarda la programmazione degli incassi e dei pagamenti attraverso il bilancio, le eventuali variazioni e il piano annuale dei flussi di cassa.
La seconda riguarda l'assunzione dell'impegno di spesa, che non può più limitarsi alla verifica della disponibilità dello stanziamento. L'ente deve infatti valutare anche la reale capacità di effettuare il pagamento nei tempi previsti.
Questo rappresenta un cambio di prospettiva significativo.
La sostenibilità finanziaria della spesa non viene più misurata soltanto sulla competenza, ma anche sulla capacità concreta di trasformare l'impegno in pagamento.
L'importanza delle verifiche preliminari
Prima ancora che la fattura arrivi all'ente, il principio richiama un'altra attività essenziale: il monitoraggio della regolarità contributiva.
L'attenzione non si concentra soltanto sull'acquisizione del DURC al momento dell'affidamento.
L'ente deve monitorarne costantemente la validità, così da avere a disposizione un documento regolare quando sarà necessario procedere al pagamento.
Questa indicazione evidenzia un principio sempre più presente nella normativa contabile: i ritardi non devono essere gestiti quando si manifestano, ma prevenuti attraverso un'organizzazione adeguata.
La prima fase: ricezione e registrazione della fattura
Il procedimento vero e proprio inizia con la ricezione della fattura elettronica.
Il principio contabile attribuisce particolare importanza a questa fase, prevedendo che la registrazione e lo smistamento agli uffici competenti avvengano in tempi molto contenuti.
La tempistica suggerita è compresa tra due e cinque giorni.
Può sembrare un'attività semplice, ma rappresenta un passaggio decisivo.
Ogni ritardo accumulato in questa fase si riflette inevitabilmente sulle successive attività di liquidazione e pagamento.
La fase della liquidazione
La seconda fase riguarda la predisposizione degli atti di liquidazione.
Si tratta del momento più delicato dell'intero procedimento.
Il principio individua una durata orientativa compresa tra dieci e quindici giorni.
Prima della liquidazione, l'ente deve verificare la corretta esecuzione della prestazione, la regolare consegna della fornitura o la corretta realizzazione dei lavori.
In presenza di verifiche di conformità ancora in corso, la fattura può essere sospesa sulla Piattaforma dei Crediti Commerciali fino al completamento delle verifiche.
È inoltre necessario completare tutte le verifiche previste dalla normativa.
Non si tratta soltanto del DURC.
Devono essere controllati anche gli aspetti fiscali, la tracciabilità dei flussi finanziari e gli adempimenti relativi all'amministrazione trasparente.
Dal controllo della liquidazione all'emissione dei mandati
Una volta predisposto l'atto di liquidazione, il procedimento entra nella fase dei controlli e dell'emissione degli ordinativi informatici.
Anche qui il principio contabile individua tempistiche precise.
L'intera attività dovrebbe concludersi in un arco temporale compreso tra sei e otto giorni.
Successivamente gli ordinativi vengono trasmessi al tesoriere.
Per questa fase il principio considera congruo un termine di circa due giorni.
Si tratta di tempi particolarmente contenuti che impongono una forte integrazione tra uffici finanziari, uffici tecnici e servizi amministrativi.
Il ruolo del tesoriere
L'ultima fase riguarda il pagamento vero e proprio.
Il principio ricorda che il tesoriere deve eseguire il pagamento entro la fine della giornata successiva a quella di ricezione dell'ordinativo.
Questo significa che la quasi totalità del tempo disponibile per rispettare i termini di pagamento si concentra all'interno dell'organizzazione dell'ente.
La rapidità della fase finale rende ancora più importante l'efficienza delle attività precedenti.
Un cambiamento soprattutto organizzativo
L'aggiornamento del principio contabile non introduce soltanto nuove tempistiche.
Introduce una diversa concezione del processo di spesa.
L'attenzione si sposta dall'atto finale di pagamento all'intero percorso amministrativo che conduce a quel risultato.
Ogni fase viene collegata a tempi precisi e a responsabilità definite.
Questo approccio richiama quanto già avvenuto con la riforma Accrual.
Anche in questo caso il vero elemento centrale non è la procedura in sé, ma la capacità dell'ente di organizzare correttamente ruoli, competenze e flussi informativi.
Perché la struttura organizzativa diventa decisiva
Il rispetto dei tempi di pagamento non dipende più soltanto dall'ufficio finanziario.
Coinvolge l'intera struttura dell'ente.
Programmazione, affidamenti, controlli, verifiche tecniche, liquidazioni e pagamenti devono essere coordinati all'interno di un processo unitario.
In assenza di una chiara individuazione dei responsabili e di procedure condivise, anche piccoli rallentamenti rischiano di compromettere il raggiungimento degli obiettivi.
Per questo motivo il nuovo principio contabile rappresenta anche un invito a ripensare l'organizzazione interna del processo di spesa.
Conclusione
L'aggiornamento del principio contabile allegato 4/2 segna un passaggio importante nella gestione dei pagamenti degli Enti locali.
Il rispetto dei termini di pagamento non viene più affidato alla sola fase conclusiva del procedimento, ma diventa il risultato di una corretta pianificazione e gestione dell'intero ciclo della spesa.